Panoramica sulle tabelle di Confluence – 2

Il viaggio continua

Continuiamo in questo post quanto iniziato nel precedente, dove abbiamo iniziato a esplorare l’oscuro arcano delle tabelle di Confluence. Andiamo avanti ed iniziamo ad entrare meglio nelle varie tabelle.

Prendendo spunto dal data model di Confluence, andiamo ad esaminare alcune delle tabelle dello schema.

 

Autenticazione ed utenti

Per gestire l’autenticazione, sono utilizzate le seguenti tabelle:

  • cwd_user
  • cwd_group
  • cwd_membership

Mappano rispettivamente gli utenti e i gruppi di appartenenza. La tabella cwd_membership fornisce l’associazione tra utenti e gruppi. . Qualora Confluence sia collegato ad un LDAP, le informazioni in queste tabelle sono aggiornate costantemente e la gestione della password viene affidata al sistema LDAP. Abbiamo visto un esempio di come andare a referenziare queste tabelle su questo post.

 

Spaces

Le informazioni sugli space sono relegate alla omonima tabella Space. Questa viene referenziata anche sulle altre tabelle, per indicare l’appartenenza dei contenuti.

 

Contenuti

I contenuti sono riportati nelle seguenti tabelle:

  • Content – Referenzia diverse informazioni, distinte in base al campo CONTENTTYPE. In particolare, in questa tabella sono presenti sia le informazioni delle varie pagine, che metadati dell’utente e degli space. Nel caso delle pagine, sono presenti TUTTE le versioni della pagina. Attraverso questa tabella Confluence riesce a fornire le differenze tra pagine.
  • Bodycontent – Referenzia il contenuto delle pagine. Queste sono riportati con i vari TAG usati per definirire formati ed altro.
  • Content_label – Referenzia le etichette che sono agganciati ai vari contenuti, distinti in base al campo LABELABLETYPE. 

Permissions

Le permission sono sparse su diverse tabelle:

  • Spacepermissions – Referenzia le permission che sono state assegnate ad uno specifico SPACE. Sono riportate sia le permission assegnate a GRUPPI che a singoli utenti. Nel caso dei singoli utenti, prestare attenzione a come sono codificati gli utenti stessi. Fare rifermento al precedente post per vedere come referenziare correttamente il tutto
  • Content_perm_set – Referenzia quale pagina dispone di una restrizione. Il dettaglio è riportato nella tabella successiva.
  • Content_perm – Da il dettaglio delle restrizioni della pagina referenziata nella tabella precedente, indicando quali utenti/gruppi sono soggetti alla restrizione.

 

Attachments

Gli attachments sono gestiti attraverso queste tabelle

  • attachments – Referenzia i metadati che sono agganciati ai dati.
  • attachmentdata – Referenzia gli allegati veri e propri, nel caso in cui la configurazione di Confluence preveda che gli allegati siano riportati su DB e non su File System.

Conclusioni

In questo post viene mostrato come sono organizzati i dati. Nei prossimi post cercheremo di fornire una ulteriore spiegazione di come sono collegate le informazioni e di come referenziarle.

 

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Una piccola novità su Confluence

Ancora news

Con gli ultimi rilasci, abbiamo una nuova modifica su Confluence, come già indicato dal precedente post.

modifica

Il menù TOOLS viene modificato (come grafica) è sostituito, come indicato dalla precedente immagine.

modifica02

Altra modifica riguarda la parte delle notifiche:

Chi dispone della versione su hosting, si troverà già questa nuova modifica 🙂

Usare Confluence per gestire un piccolo studio legale

Forniamo un semplice esempio

In questo post, forniremo un semplice esempio di uso di un Confluence per gestire un piccolo studio legale. Vedremo come può essere usato agevolmente per gestire delle pratiche.

Di cosa abbiamo bisogno?

Le cose di cui abbiamo bisogno sono:

  • Confluence, ovvero la base di tutto;

  1. k15 (Per le stampe avanzate in PDF)

In che modo li usiamo?

Una volta installato il tutto, organizziamo il lavoro configurando uno o più template attraverso Yoikee Creator, Mind Mapping. L’obbiettivo è di utilizzare uno space dedicato per ogni singola causa/azione legale intrapresa dallo studio. Il compito dell’addon è quello di impostare il template di space, che andrà a costituire la pratica, con tutte le pagine e sezioni che costituiranno il ‘faldone virtuale’.

In questo modo, si possono predisporre template differenti in base a cause differenti.

A questo punto, le operazioni che dovranno essere fatte, per finalizzare il tutto, saranno:

  • Configurazione dello space attraverso l’addon
  • Assegnazione delle permission alle persone che vi lavoreranno
  • Inserimento delle informazioni iniziali e prima configurazione di eventuali template di documenti e pagine, ad hoc per l’azione legale.

Fatto ciò, iniziare ad usare lo space. 🙂

Si possono sfruttare sia le funzioni standard, in particolare quella dei template, per inserire le varie pagine con le riunioni, sommario delle sedute in aula, classificazione delle prove/indicazioni del cliente, dati del cliente, testimonianze raccolte, etc; sia per generare dei documenti.

Per questa ultima cosa, ci aiuta l’addon  PDF Exporter, della K15 Software. Si tratta di un addon molto potente che consente di poter generare dei template PDF per le stampe, consentendo di poter generare dei documenti chiari, in maniera semplice e veloce.

 

Conclusioni

In questo post abbiamo visto un ulteriore esempio in cui viene mostrato come poter usare Confluence, ed i suoi addons, per poter migliorare la vita di tutti i giorni. Ovviamente non è che un semplice esempio di come poter combinare degli addon per Confluence :-). Poi è possibile aggiungere ulteriori funzionalità per poter poi consentire, allo studio legale, di poter automatizzare le proprie procedure. La fantasia è il solo limite 😀

 

Starter Kit con Confluence

Uno strumento importante

In questo post spiegheremo l’importanza di uno Starter Kit in una azienda e spiegheremo come poterlo realizzare attraverso Confluence.

A cosa serve?

Uno Starter Kit consiste in un insieme di informazioni base che servono ai neo-assunti di una azienda per iniziare a lavorare. Un esempio di Starter Kit:

  • Modulistica varia: Richiesta ferie e permessi, richiesta rimborso spese; Documenti da consegnare alla amministrazione, quali: IBAN per i pagamenti stipendi, etc;
  • Documenti di policy aziendale;
  • Programmi di uso aziendale (SAP, Time report, etc);
  • Piani di emergenza per evacuazione ufficio;
  • Organigramma aziendale: In questo modo il neoassunto conosce colleghi e responsabili;
  • Varie ed eventuali, necessarie a far capire al neoassunto come funziona l’azienda.

Uno Starter Kit è fondamentale. Provate ad immaginare il tempo che risparmia la persona nel capire come funziona l’azienda, come muoversi al suo interno, etc

Usiamo Confluence

Vediamo come usare Confluence per realizzarlo. 🙂

Possiamo utilizzare uno Space ad hoc, dove inseriamo tutte le sezioni che servono per impostare le informazioni. Nella Home page, impostiamo una presentazione dell’azienda, in modo da rendere meno spiacevole l’impatto del neo assunto. In questa pagina, riportiamo tutte le sezioni che riteniamo necessarie, quali:

  • Una pagina, e relative sottopagine, che spiegano quali sono i primi passi che deve eseguire il neoassunto, guidandolo nel mare di informazioni in cui deve navigare
  • Una pagina, e relative sottopagine, in cui viene riportata la modulistica di cui ogni dipendente deve usare per svolgere il lavoro di tutti i giorni
  • Una pagina, e relative sottopagine, in cui è presente il compendio di tutte le policy aziendali
  • Una pagina, e relative sottopagine, dedicate alle convenzioni aziendali
  • Una pagina, e relative sottopagine, dedicate a altri argomenti, di uso interno alla azienda, che consentono di poter informare il neoassunto su particolari procedure.
  • (Se Confluence viene utilizzato già da tempo) Pagine del progetto/progetti a cui il neoassunto andrà a lavorare.

Vantaggi

Salta subito all’occhio che il vantaggio principale è di avere tutte le informazioni in un unico posto, manutenute costantemente e, sopratutto per la modulistica, con il controllo delle versioni della stessa. In aggiunta, lo Space, può essere sempre referenziato per reperire le informazioni: Per quanto una persona disponga di una buona memoria, la memoria di un essere umano non è infinita :-).

In aggiunta, il neoassunto non deve diventare matto per capire come funziona l’azienda, non si sente abbandonato e dispone di uno strumento che gli consente di essere introdotto in azienda.

Svantaggi

Le pagine devono essere manutenute costantemente. Ma questo è uno svantaggio relativo, in confronto al vantaggio di aver una persona ben introdotta in tempi brevi in azienda.

Conclusioni

Confluence si presta benissimo nella implementazione dello Starter Kit. Si presta facilmente alla realizzazione e manutenzione dello stesso e, per fornire un ulteriore vantaggio, diventa il cuore nevralgico dell’azienda. Un unico punto dove risiedono le informazioni, senza confondere le persone e senza causare stress nella gestione delle stesse.

Creiamo un KB con Confluence

Knowledge Base con Confluence

Confluence si presta molto bene per realizzare un sito di KBknowledge base. Con le ultime versioni rilasciate, sono state messe a disposizione una serie di strumenti, automatismi, template che aiutano la creazione e manutenzione di un sito di knowledge base.

 

KB01

Il primo strumento che Confluence mette a disposizione è quello di generare uno Space opportunamente configurato, come mostrato in figura precedente. Una agevole autocomposizione, consente di poter generare lo space:

KB02

Viene subito presentata la home page dello space, già preconfigurata e pronta per l’uso

KB03

 

In questo modo, siamo già pronti per scrivere il primo KB article.

Conclusioni

Confluence offre una ampia gamma di strumenti già dalla versione base, senza dove per forza installare nuovi addon e senza dover eseguire grandi configurazioni. Confluence è già PRONTO per il primo uso. 🙂 e questo vale sia per la versione server, che per la versione onDemand. A questo punto fate solo lavorare la fantasia.

Classifichiamo gli allegati

Classifichiamo gli allegati

In questo post cercheremo di fornire una ipotesi di come poter organizzare gli allegati presenti in una pagina o in uno space

La situazione e la seguente:

  • abbiamo dei file
  • vogliamo classificarli
  • una volta classificati, vogliamo organizzare questi allegati in maniera semplice, in modo da poterli rendere fruibili e poterli visualizzare anche in modalità differenti.

Facciamo un esempio

Supponiamo di avere delle fatture e di volerle organizzare in modo opportuno.

Una possibile soluzione potrebbe essere la seguente:

  • Creiamo uno space per gestire le fatture;
  • Sfruttiamo le pagine dello space come contenitore dei documenti: alleghiamo le fatture ad una pagina in particolare
  • ogni pagina conterrà i documenti di una determinata tipologia (ad es. le fatture di un cliente o le fatture per le forniture aziendali, le fatture per la manutenzione delle auto aziendali, etc);
  • Per ogni documento sfruttiamo la funzionalità delle versioni. In questo modo possiamo tracciare la storia di ogni singolo documento. Se ad esempio la fattura viene modificata (causa errore di scrittura, errore nella determinazione, altro, possiamo tracciare il tutto);
  • associamo una etichetta ad ogni documento allegato. In questo modo forniamo una ulteriore classificazione dei documenti;
  • completiamo il tutto, compilando i commenti.

Un lavoro certosino

Adesso che abbiamo fatto questo lavoro, abbiamo a disposizione i dati per poter visualizzare, come ci fa più comodo, le informazioni che ci servono.

Possiamo rappresentare tutte queste informazioni sfruttando le macro degli allegati e visualizzarli usando l’estensione e le etichette per visualizzarli. Il risultato e abbastanza efficace.

Alternative?

Una seconda soluzione consiste nell’usare l’addon Attachments Display Plugin, un plugin simile a quello fornito dalla Atlassian, ma con qualche caratteristica in più, ovvero:

attach

 

  • Filtrare gli allegati che si possono essere caricati, per estensione
  • Possibilità di visualizzare meglio l’elenco degli allegati
  • Possibilità di selezionare quali campi della griglia degli allegati visualizzare

Si tratta di un plugin che estende il funzionamento standard di Confluence.

Conclusioni

Abbiamo visto un possibile utilizzo degli allegati, per poter gestire una situazione per organizzare delle informazioni, in questo caso di contabilità, che possono semplificare la vita lavorativa. Ovviamente si tratta di un esempio, una ipotesi. Con l’uso e la pratica si può migliorare e adeguare meglio per le proprie necessità. Non escludo che, nei prossimi mesi, sia messo sul market della Atlassian, un opportuno addon che riesca a fornire una particolare trattazione degli allegato 🙂